Сроки обработки входящей корреспонденции в организации

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.

Сроки обработки входящей корреспонденции в организации

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму консультанта или позвоните по телефонам:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 019 - 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документа

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный. К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.

Например: законы , указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др. Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях министерствах, концернах в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт.

Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение. Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления при необходимости часы и минуты. Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер.

Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации журнал, карточка, электронная карточка. Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, то есть принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы постановления, приказы, поручения , письма информационные, гарантийные и др.

В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте. За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель.

Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование визирование.

Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати.

Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Если к проекту документа приложены замечания должностного лица лиц , визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма. Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. К внутренним документам относятся докладные , объяснительные записки , протоколы , акты , заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование визирование , удостоверение, регистрацию, отправление , а на этапе исполнения — входящих документов прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения. Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки.

Значительно сокращается и упрощается согласование визирование документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью.

Только в этом случае он будет иметь юридическую силу. Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах.

Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи. Регистрация документов. Исполнение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение документов. Содержание Обработка документов Обработка входящих документов Обработка исходящих документов Обработка внутренних документов.

Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars. Документооборот Документооборот Обработка документов Регистрация документов Исполнение документов Номенклатура дел Формирование дел Хранение документов Экспертиза ценности документов. Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Содержание Обработка документов Обработка входящих документов Обработка исходящих документов Обработка внутренних документов.

Обработка документов

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

внутренней корреспонденции СЭД bb workspace обеспечивают эффективную организацию документооборота, позволяет сократить сроки обработки.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Действующий Инструкция по ведению делопроизводства Форма поиска Поиск. Инструкция по ведению делопроизводства. Утверждена Приказом. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции.

Инструкция по ведению делопроизводства

Активировать демодоступ. В статье расскажем о типовых и индивидуальных сроках исполнения документов. Объясним, как определить срок, и что будет, если его нарушить. Сроки исполнения документов существуют в каждой организации. Они отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге нужно исполнить.

Поскольку системы электронного документооборота, в первую очередь, предназначены для автоматизации традиционного делопроизводства, они должны быть максимально адаптированы для работы с любыми видами корреспонденции, обеспечивающей хозяйственную деятельность организации и её связи с внешним миром. Работа с корреспонденцией в программе bb workspace Основным визуальным слоем для работы с документами внутреннего документооборота, исходящей и входящей корреспонденцией в СЭД bb workspace является bb docflow.

Обработка входящей корреспонденции

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:.

Сроки исполнения документов

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Доставка корреспонденции в организации обычно осуществляется Обработка входящих документопотоков включает следующие основные этапы: Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

Активировать демодоступ. Расскажем, сколько хранятся входящие и исходящие документы в компании. Поделимся шпаргалками и карточками, которые помогут в работе.

Письменное заявление лучше, так как: Это официальное обращение, на которое вам обязаны ответить. Я не хотела бы показаться грубой, но просто для справки: в Москве для людей с Вашим подходом коренные питерцы - такая же "лимита" :)). Спустя пол года у меня изымают этот автомобиль в рамках уголовного дела, как незаконно реализованный (перекуп мне авто отдал, а деньги хозяину не вернул).

Чиновники понимают, что далеко не все из этих двух категорий обладают возможностью приобрести жилье единовременно, и что им требуется определенная поддержка. Также могут возникнуть вопросы в результате неоправданных убытков предприятия при проведении ревизии, при отправке уточненной декларации или в отчетности по налогу, в которой размер налога показан меньшим, чем в первоначальных сведениях и т.

Если сразу же распечатать квитанцию нельзя, то её можно просто сохранить в качестве электронного документа.

Скажем, владелец охотничьего ружья понимает, что если пустить его в ход, можно убить человека. Есть ли очередь на получение. Хоть и оклад обвинителей не такой уж и маленький, сотрудники все же рассчитывают на повышение. Если турфирме недостаточно этого срока, чтобы принять решение по претензии (к примеру, ей нужно получить информацию от контрагентов, обратиться к туроператору), следует сообщить туристу о том, что его претензия рассматривается, указать, какие действия по ней осуществляются.

На помощника адвоката распространяются правила о сохранении адвокатской тайны и нормы адвокатской этики, а так же гарантии его независимости, предусмотренные ст.

Перевод, связанный с замещением отсутствующего специалиста, может быть оформлен только один раз в течение года. Общая сумма требований составила 361 819 рублей 75 копеек. Но в этом случае, кроме очередей придется еще и оплачивать комиссию. Использование в реквизитах и налоговых декларациях.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Эффективный документооборот

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!

Вам будет интересно:
Гражданин снг патент как получить инн Тнс энерго квитанция на оплату В е осаго ошибки Ч 1 ст 20 25 коап рф Как рассчитать взнос на капремонт Какая гарантия положена на электронные приборы Жалоба на судебного пистава Как получить деньги умершего родственника в банке Принять на работу гражданина белоруссии 2018 Заявление в прокуратуру на ук об отключении канализации
Комментарии
Пантелеймон

Аукнулся ему диплом моего сына за 1 место в Минске.

Аверьян

Хвост отвалился ,трусы напоказ , позор волочковой на 44.

Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных